Гид из России: легальность работы без итальянской лицензии

[GINA]

У нас в середине мая ожидается группа человек так из 25 (клиенты, студенты и гости ассоциации).
Сопровождать группу, а заодно проводить экскурсию по Риму будет сотрудник нашего московского партнера, которая много лет жила в Италии и даже до сих пор сохранила здешний вид на жительство.
Организовывая пребывание и пользуясь под эту дудку возможностью пошататься по разным форумам туристическим интересным, я наткнулась на информацию о том, что если человек ведет по Риму группу туристов, что-то им рассказывает, а при этом на его шее не висит лицензия, его может остановить полиция и оштрафовать.
У меня вопрос, как нам в данном случае себя обезопасить. В Италии у нас юридическая форма культурной ассоциации. От уплаты налогов мы не уходим – сотрудник получит за свои «римские каникулы» причитающуюся ему сумму в московском офисе. Экскурсии она подпольные проводить не собирается, и покинет территорию Италии вместе с группой в положенный срок.
Тем не менее, как избежать возможности досадных выяснений отношений с полицейским? Нужно направить куда-то письмо с датой и времени нашей прогулки? У кого-нибудь был уже такой опыт?